Vous êtes un établissement scolaire ?

Pour les lycées veuillez vous rapprocher du service support de My Keeper soit par email à support@mykeeper.fr soit par téléphone au 04 83 43 20 32

➡️Téléchargez le fichier excel de mise à jour de vos contacts que votre mairie vous a transféré, celui-ci contient la liste des contacts précédemment inscrits.
➡️Si vous n'avez encore jamais communiqué votre liste de contacts par le passé vous pouvez télécharger le modèle de fichier excel ici.

➡️Ouvrez-le puis remplissez le ou mettez-le à jour en suivant les instructions décrites à l'intérieur.

➡️Une fois cette opération réalisée, enregistrez votre fichier puis transférez le au service concerné au sein de votre mairie (souvent Direction Techniques ou Services Généraux)

Vous êtes une mairie ?

➡️Si vous n'avez jamais inscrit de liste de contacts, téléchargez le modèle excel en cliquant ici puis transférez le à vos établissements scolaires afin qu'ils le remplissent et vous le renvoient. Vous pouvez leur transmettre le lien URL de cet article si besoin. Suivez ensuite les instructions suivantes pour créer vos listes de contacts.

➡️Si vous avez déjà des listes de contacts inscrites sur l'interface, procédez aux instructions suivantes afin d'exporter et mettre à jour vos listes de contacts.

La méthode va dépendre de la version de logiciel sur laquelle vous êtes : SecurIT ou SecurEcole ?

Pour connaître le logiciel que vous utilisez veuillez vous référer au logo présent sur l'interface :



SOMMAIRE :

SecurEcole
- Créer ou mettre à jour sa liste de contacts du personnel (export liste existante compris)
SecurIT
- Créer et mettre à jour ses listes de contacts
‎ ‎ - Pour créer une liste de contacts par site
‎ ‎ - Pour créer une liste de contacts partagés
‎ ‎ - Ajouter ou modifier un contact
- Exporter une liste de contacts

SecurEcole

Créer ou mettre à jour sa liste de contacts du personnel

Connectez-vous sur votre interface via l'adresse https://portail.mykeeper.fr .
Si c'est votre première connexion, veuillez vous référer à l'article suivant :
❔💻Comment se connecter à mon interface de supervision pour la première fois ?
Si vous n'arrivez pas à vous connecter, vous pouvez vous référer à l'article suivant :
❔💻Je n'arrive pas à me connecter à l'interface de supervision

Dans le menu latéral sélectionnez votre site à travers l'option "Visualiser les informations de l'établissement" et cliquez sur "Personnel" de façon à arriver sur l'écran suivant :



Vous pouvez ensuite extraire votre liste en sélectionnant les contacts puis en effectuant un copier coller vers votre fichier excel. Enregistrez le et transférez le à votre établissement scolaire.



Une fois que l'établissement scolaire vous a renvoyé le fichier mis à jour, vous pouvez mettre à jour votre liste sur l'interface.
Pour supprimer un contact qui n'est plus présent, cliquez sur le contact puis sur supprimer et validez.
Pour mettre à jour un contact, cliquez sur l'information à modifier, effectuez les changements puis cliquez sur sauvegarder.
Pour ajouter un nouveau contact, cliquez sur ajouter un contact puis copiez-collez les informations et validez.

Bravo ! La liste de contacts de votre site est désormais à jour.
Cette procédure est à effectuer pour mettre à jour sa liste de contacts du personnel. Afin de modifier les contacts à alerter veuillez envoyer une demande à notre service support.

SecurIt

Pré-requis : Avant de passer à la suite nous vous invitons à consulter l'article " 💻🙋Comprendre les différentes listes et rôles de contacts sur SecurIT " si vous n'avez pas connaissance du sujet.

Créer et mettre à jour ses listes de contacts

Connectez-vous sur votre interface via l'adresse https://securit.mykeeper.fr .

Si c'est votre première connexion, veuillez vous référer à l'article suivant :

❔💻Comment se connecter à mon interface de supervision pour la première fois ?
Si vous n'arrivez pas à vous connecter, vous pouvez vous référer à l'article suivant :
❔💻Je n'arrive pas à me connecter à l'interface de supervision

Choisissez si vous souhaitez modifier/créer une liste de contacts d'un site ou une liste de contacts partagés (pour connaître la différence veuillez vous référer à notre article " 💻🙋Comprendre les différentes listes et rôles de contacts sur SecurIT ")

Pour créer une liste de contacts par site

Choisissez le site que vous souhaitez mettre à jour puis sélectionnez "Listes de contacts" dans le menu latéral.



Cliquez sur "Ajouter" puis ajoutez le nom de votre liste dans la fenêtre pop-up qui s'est ouverte, sélectionnez son rôle (Personnel sur site généralement) et si vous souhaitez rendre les numéros de téléphone confidentiels (recommandé). Cliquez sur ajouter pour créer la liste.

Pour créer une liste de contacts partagés

Dans votre interface client globale sélectionnez l'onglet "Listes de contacts partagés" dans le menu latéral. Si vous ne le voyez pas dans le menu c'est que vous êtes probablement dans l'un de vos sites, cliquez sur le logo SecurIT pour revenir sur la page d'accueil de l'interface, vous devriez ensuite le voir à nouveau.



Cliquez sur "Ajouter" pour ouvrir la fenêtre de création de liste de contacts partagés. Nommez votre liste, choisissez le rôle des contacts, le scénario qui les concernent, les sites pour lesquels ils doivent être informés de l'alerte ainsi que la confidentialité de leurs numéros de téléphone. Cliquez sur "Ajouter" pour finaliser la création de la liste.

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Ajouter ou modifier un contact

Votre liste est créée, cliquez sur son nom pour l'explorer. Cliquez ensuite sur "Ajouter" pour créer votre premier contact. Renseignez les informations le concernant et validez en cliquant sur créer. A noter que vous pouvez cocher l'option "Créer plus" afin de garder votre fenêtre de création ouverte si vous avez d'autres contacts à ajouter.



Pour modifier votre contact il suffit de cliquer sur l'icône crayon tandis que pour supprimer le contact il vous faudra cliquer sur l'icône corbeille.



Bravo ! La liste de contacts de votre site est désormais à jour.

Exporter une liste de contacts

Afin de communiquer votre liste de contacts à votre site (par exemple pour mettre à jour la liste du personnel à la rentrée), vous pouvez sélectionner tous vos contacts à l'aide de votre souris puis effectuer un simple copier coller dans votre fichier excel. Vous pouvez utiliser notre modèle (disponible en haut de cet article) pour plus de simplicité.

Mis à jour le : 15/11/2024